KI in Kommunen implementieren: Strategie, Architektur &…

KI in Kommunen: Warum Nichtstun keine Option mehr ist

Künstliche Intelligenz wird in Kommunen häufig noch als Zukunftsthema behandelt. In der Realität ist sie längst Teil verbindlicher Digitalisierungs- und Verwaltungsziele. Spätestens bis 2027 müssen zentrale Grundlagen geschaffen sein, um digitale Verwaltungsleistungen stabil, skalierbar und rechtskonform betreiben zu können.

Viele Kommunen stehen dabei vor einem Problem:
Es fehlt nicht an Interesse, sondern an Orientierung. Zwischen OZG 2.0, Once-Only-Prinzip, Registermodernisierung, steigenden Erwartungen an Effizienz und knappen Ressourcen ist oft unklar, wo konkret angesetzt werden soll.

Wer jetzt nicht strukturiert beginnt, riskiert, 2027 mit Pilotprojekten dazustehen – ohne tragfähige Umsetzung.

Was „KI implementieren“ in der kommunalen Praxis wirklich bedeutet

Beim Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung geht es nicht um autonome Entscheidungen oder die Ersetzung menschlicher Verantwortung. In der Praxis handelt es sich fast immer um Assistenzsysteme, die Mitarbeitende entlasten und Prozesse stabilisieren.

Typische Zielsetzungen sind:

Strukturierung von Bürgeranfragen
Vorbereitung von Anträgen und Vorgängen
Reduktion von Rückfragen
Unterstützung bei Dokumentation und Vorarbeit

Diese Systeme müssen:

mit bestehenden Fachverfahren kompatibel sein
Daten mehrfach nutzbar machen (Once-Only)
nachvollziehbar, prüfbar und rechtssicher bleiben

KI ist damit kein Gegenentwurf zur Verwaltungsarchitektur, sondern ein ergänzender Baustein innerhalb bestehender Strukturen.

Warum viele Kommunen aktuell nicht wissen, wo sie anfangen sollen

In der Praxis erleben wir häufig dieselbe Situation:
KI wird als wichtig erkannt – der Einstieg bleibt abstrakt.

Typische Gründe:

zu viele parallele Programme und Vorgaben
unklare Zuständigkeiten zwischen IT, Organisation und Fachbereichen
Angst vor Fehlentscheidungen oder politischem Risiko
fehlende Kapazitäten für grundlegende Klärungsarbeit

Das Ergebnis ist Stillstand. Nicht aus Ablehnung, sondern aus Unsicherheit.
Genau dieser Stillstand ist jedoch das eigentliche Risiko – denn die Anforderungen verschwinden nicht, sie verdichten sich.

2027 ist kein Startpunkt – sondern der Zeitpunkt, an dem es funktionieren muss

Viele Kommunen behandeln 2027 implizit noch als Zielmarke für erste Schritte. In der Realität ist es jedoch der Zeitpunkt, an dem:

digitale Verfahren stabil laufen müssen
Once-Only-Strukturen greifen sollen
Register sinnvoll nutzbar sein müssen
neue Lösungen nicht mehr experimentell eingeführt werden können

KI lässt sich nicht kurzfristig „nachziehen“. Sie setzt geklärte Prozesse, saubere Datenflüsse und klare Verantwortlichkeiten voraus. Wer 2027 noch über Grundlagen diskutiert, wird operative Probleme nicht mehr rechtzeitig lösen können.

Der richtige Zeitpunkt für Orientierung ist jetzt – nicht, wenn der Handlungsdruck maximal ist.

Unsere Rolle: KI anschlussfähig in kommunale Strukturen integrieren

Wir unterstützen Kommunen nicht dabei, KI isoliert einzuführen, sondern dabei, sie organisatorisch, architektonisch und rechtlich sauber zu verankern.

Das bedeutet konkret:

keine Insellösungen
keine toolgetriebenen Pilotprojekte
keine Abkopplung von OZG-, Register- oder Datenstrategien

Unser Fokus liegt darauf, KI anschlussfähig zu gestalten – an bestehende Strukturen ebenso wie an kommende Anforderungen.

Von der Einordnung zur Umsetzung – unser Vorgehen

1. Standortbestimmung entlang des Reifegradmodells 2.0

Am Anfang steht nicht die Technologie, sondern die Frage:
Wo steht Ihre Kommune heute – und was ist bis 2027 realistisch erreichbar?

Wir analysieren unter anderem:

digitale Grundlagen
Prozessklarheit
Datenverfügbarkeit
organisatorische Zuständigkeiten

Orientiert an etablierten Reifegradmodellen (z. B. Reifegradmodell 2.0) entsteht so eine belastbare Entscheidungsgrundlage.

2. Auswahl geeigneter Anwendungsfälle entlang bestehender Prinzipien

Geeignete KI-Anwendungsfälle zeichnen sich durch:

hohe Fallzahlen
klare Regeln
strukturierbare Informationen

Dabei berücksichtigen wir explizit:

Once-Only-Prinzip
Registerharmonisierung
bestehende Register- und Fachverfahrenslogiken

KI unterstützt so dabei, Informationen einmal sauber zu erfassen und mehrfach nutzbar zu machen, statt neue Datensilos zu erzeugen.

3. Architektur: API-First statt Sonderlösungen

KI muss sich in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Deshalb setzen wir auf:

API-First-Ansätze
klare Schnittstellen zu Fachverfahren
Nutzung bestehender Standards

Wo sinnvoll, ergänzen KI-Systeme bestehende RPA-Lösungen:

RPA übernimmt regelbasierte Abläufe
KI unterstützt bei unstrukturierten Inhalten

Beides zusammen schafft Entlastung, ohne Prozesse zu fragmentieren.

4. Standards, Interoperabilität und föderale Anschlussfähigkeit

Kommunale KI-Lösungen müssen föderal anschlussfähig bleiben. Deshalb berücksichtigen wir:

XÖV-Standards
Referenzarchitekturen
Abstimmung mit übergeordneten Vorgaben (z. B. FITKO-Kontext)

Unser Fokus liegt nicht auf Sonderwegen, sondern auf kompatiblen Erweiterungen bestehender Verwaltungsarchitekturen.

5. Identitäten, Zugriff und Verantwortung klären

KI-Systeme greifen auf sensible Informationen zu. Deshalb klären wir frühzeitig:

Rollen- und Zugriffskonzepte
Anbindung an bestehende IDP- und Identitätsmanagement-Strukturen
Trennung von technischer Unterstützung und fachlicher Verantwortung

KI liefert Vorschläge – Entscheidungen bleiben nachvollziehbar beim Menschen.

6. Governance, Transparenz und Akzeptanz

Technisch funktionierende Systeme scheitern häufig organisatorisch. Deshalb unterstützen wir Kommunen bei:

klaren Governance-Regeln
transparenter Kommunikation
realistischer Erwartungssteuerung
Einbettung in bestehende Entscheidungsstrukturen

Akzeptanz entsteht dort, wo KI als Entlastung wahrgenommen wird – nicht als Kontrollinstrument.

Was Kommunen durch eine saubere KI-Implementierung gewinnen

Richtig eingebettet, trägt KI dazu bei:

Bearbeitungszeiten zu stabilisieren
Rückfragen zu reduzieren
Mitarbeitende zu entlasten
OZG- und Digitalisierungsziele pragmatisch zu unterstützen

Der Mehrwert entsteht nicht durch maximale Automatisierung, sondern durch weniger Reibung im Alltag.

Fazit: KI wirkt nur, wenn sie strukturell passt

KI in Kommunen ist kein Einzelprojekt, sondern Teil der digitalen Gesamtarchitektur. Erfolgreiche Implementierung bedeutet:

Anschluss an OZG 2.0
Berücksichtigung von Once-Only und Registerlogik
Nutzung von Standards statt Sonderwegen
klare Governance statt Technikoptimismus

Genau dabei unterstützen wir Kommunen – von der Einordnung über die Architektur bis zur Umsetzung.

Wo steht Ihre Kommune – und was ist bis 2027 realistisch erreichbar?

Viele Kommunen wissen, dass sie handeln müssen – aber nicht, wie. Wir helfen dabei, den aktuellen Stand realistisch einzuordnen und die nächsten Schritte klar zu priorisieren.

👉 Jetzt Einordnungsgespräch anfragen – bevor Zeitdruck Entscheidungen ersetzt.

Kurzzusammenfassung

Wir unterstützen Kommunen bei der Implementierung von KI – organisatorisch, rechtssicher und anschlussfähig an OZG 2.0, Once-Only-Prinzip, XÖV-Standards und bestehende Verwaltungsarchitekturen. Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern nachhaltige Entlastung bis 2027.

KI in Kommunen erfolgreich implementieren: Strategie, Architektur und Umsetzung bis 2027